DC-BOX 칼럼

DirectCloud-Box의 다양한 이야기와
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기능소개메일/링크 오발송을 워크플로우로 미연에 방지!
2022-02-22
  • #DCBOX
  • #워크플로우
  • #승인기능
  • #더블체크
  • #오발송방지
  • #정보유출방지


사내 문서를 실수로 거래처에 전송

타부서에 노출되면 안되는 내용 잘못 전달

잘못 클릭해서 첨부해서는 안되는 파일 첨부

 

 누구나 실수할 수 있습니다.


하지만, 다이렉트 클라우드 박스와 함께라면 이런 실수를 줄일 수 있습니다.



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<워크플로우 화면>



워크플로우 기능이란, 파일의 발신이나 다운로드를 상사 혹은 승인자에게 승인 받아야 발신/다운로드 가능하게 되는 기능입니다.

이러한 워크플로우 기능을 통해 파일 전송의 더블 체크로 오발송을 방지하여,
 유출되면 안되는 기밀 문서의 유출을 줄이고, 승인 로그로 누가 언제 발송하고, 승인했는지 확인할 수 있습니다.


기능 하나 사용으로 일석삼조!


지금부터 다이렉트 클라우드 박스의 워크플로우 기능의 장점을 소개해드리겠습니다.



01  확실한 정보 유출 방지

메일로 파일이나 링크를 보내거나, 게스트 초대 등을 할 때 워크플로우 기능을 설정 해놓으면,

상사 혹은 승인자가 한번 더 확인한 후 메일을 발송하기 때문에 외부로의 유출을 확실하게 줄여줍니다.



02 더블체크로 오발신 방지

수신처가 잘못되었거나, 외부로 보내선 안되는 파일이 첨부 되어 있는 등 내용 기입이 잘못된 메일일 경우

승인자가 승인을 거절하면 메일이 발송되지 않기 때문에 오발송 되는 것을 막아줍니다.



03 승인 로그 관리로 내부 통제 가능

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누가, 어떤 파일을, 언제 승인을 요청했는지, 누가 언제 승인을 했는지 로그를 기록하기 때문에 내부 통제 정책에 따른 운용이 가능합니다.

이를 통해 혹여 정보가 유출되었을 때, 어떤 정보가, 누구를 통해, 누구에게, 언제 새어나갔는지를 확실하게 파악할 수 있습니다.



마지막으로, 결재자가 결재하는 것을 잊어버리거나, 휴가 등으로 결재가 미뤄지는 걱정할 필요가 없습니다.

워크플로우 기능에서 자동결재를 설정 해놓면 설정된 기간이 지나면 알아서 자동으로 승인 처리됩니다.

자동결재 설정으로 워크플로우의 결재 지연을 방지할 수 있습니다.


 

 

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