사내 문서를 실수로 거래처에 전송

타부서에 노출되면 안되는 내용 잘못 전달

잘못 클릭해서 첨부해서는 안되는 파일 첨부

 

 누구나 실수할 수 있습니다.

하지만, 다이렉트 클라우드와 함께라면 이런 실수를 줄일 수 있습니다.

<워크플로우 화면>

워크플로우 기능이란, 파일의 발신이나 다운로드를 상사 혹은 승인자에게 승인 받아야 발신/다운로드 가능하게 되는 기능입니다.

기능 하나 사용으로 일석삼조!

지금부터 다이렉트 클라우드의 워크플로우 기능의 장점을 소개해드리겠습니다.

01  확실한 정보 유출 방지

메일로 파일이나 링크를 보내거나, 게스트 초대 등을 할 때 워크플로우 기능을 설정 해놓으면,

상사 혹은 승인자가 한번 더 확인한 후 메일을 발송하기 때문에 외부로의 유출을 확실하게 줄여줍니다.

02 더블체크로 오발신 방지

수신처가 잘못되었거나, 외부로 보내선 안되는 파일이 첨부 되어 있는 등 내용 기입이 잘못된 메일일 경우, 

승인자가 승인을 거절하면 메일이 발송되지 않기 때문에 오발송 되는 것을 막아줍니다.

03 승인 로그 관리로 내부 통제 가능

누가, 어떤 파일을, 언제 승인을 요청했는지, 누가 언제 승인을 했는지 로그를 기록하기 때문에 내부 통제 정책에 따른 운용이 가능합니다.

이를 통해 혹여 정보가 유출되었을 때, 어떤 정보가, 누구를 통해, 누구에게, 언제 새어나갔는지를 확실하게 파악할 수 있습니다.

마지막으로, 결재자가 결재하는 것을 잊어버리거나, 휴가 등으로 결재가 미뤄지는 걱정할 필요가 없습니다.

워크플로우 기능에서 자동결재를 설정 해놓면 설정된 기간이 지나면 알아서 자동으로 승인 처리됩니다.

자동결재 설정으로 워크플로우의 결재 지연을 방지할 수 있습니다.

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